MODUL 09 KKPI

MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAKBASIS DATA 09
Mengelola Data Eksternal






Mata Diklat:
Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi


Program Keahlian:
Semua Program Keahlian

Disusun Oleh:
Drs. Prayitno








SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 KEBUMEN
Jl. Joko Sangkrip Kom.1 Sumberadi, Kebumen 54315 Telp. (0287) 381801, Fax. (0287) 381802
web site: smkn2kebumen.com, email: smkn2kebumen@yahoo.com
2010

Pendahuluan
Seringkali kita telah memiliki data yang berada di database lain atau di format lain. Daripada mengetikkan kembali data tersebut, ada cara lain yang lebih efektif, yaitu dengan cara: meng-copy-paste, mengimport dan me-link data dari luar database Anda.
Sebaliknya, seringkali data tertentu dari database Anda juga diperlukan oleh database lain atau bahkan oleh aplikasi lain, seperti Microsoft Excel. Untuk kasus seperti ini, Access menyediakan fasilitas untuk mengekspor data ke format lain, termasuk ke Microsoft Excel.
Bekerja Berpasangan dan Berdiskusi: Refleksi Modul 8
Diskusikanlah jawaban-jawaban Anda pada ‘Latihan Untuk Dikerjakan di Rumah: Refleksi Modul 7’ dengan rekan Anda dan seluruh kelompok seperti yang diminta. Catat setiap gagasan yang baru dan bagus pada tempat yang disediakan.















Latihan1: Menyalin File Latihan dari Server
Untuk keperluan latihan dalam modul ini, Anda perlu menyalin file database Latihan yang sudah disiapkan agar Anda dapat lebih fokus pada kecakapan utama dalam modul ini. File latihan dapat Anda copy dari drive jaringan smkn2kebumen, pada subfolder ‘Data Eksternal’ di dalam folder ‘Data Siswa’. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada Taskbar, klik tombol Start, kemudian ketikkan Run. Komputer menampilkan kotak dialog Run seperti di bawah ini.

2. Pada kotak Open ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
3. Pada jendela yang muncul, buka folder Data Siswa, kemudian buka subfolder Data Eksternal.
4. Salinlah file Master Latihan Siswa ke folder pribadi Anda.
5. Ganti nama file dengan nama gabungan dari Nama dan NIS Anda (mis: Basuki_22345).
Latihan2: Meng-Copy-Paste Data
Anggaplah, nilai mata pelajaran ProdF4 untuk database Anda sudah ada tetapi berada di luar database Anda dan dalam format Excel. Daripada mengetikkan secara manual satu per satu, lebih baik menggunakan cara lain yang lebih efektif, yaitu copy-paste dari Excel ke Access. Anda dapat mem-paste langsung ke dalam tabel Nilai4 atau ke dalam Query yang menyertakan Nilai4. Bila Anda mem-paste ke tabel Nilai4, pastikan bahwa di dalam tabel tersebut sudah berisi record seluruh teman sekelas Anda. Bila tabel Nilai4 sebagai tabel tujuan belum berisi record secara lengkap, hasil dari copy-paste juga tidak lengkap. Dengan Query yang sudah didisain untuk menampilkan seluruh record dari tabel Biodata (sebagai tabel induk), copy-paste ke dalam query dapat mengcopy secara lengkap.
Dalam latihan berikut, Anda akan meng-copy-paste data nilai ProdF4 dari Excel ke dalam Query qNilai. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Temukan file database latihan Anda yang baru saja disalin dari drive server smkn2kebumen, kemudian klik-ganda untuk membukanya.
2. Bila muncul peringatan “Security warning” di bagian atas, klik tombol Enable Content.
3. Bila Anda tidak melihat objek-objek Tabel, Query dan Form di bagian kiri jendela database, klik batang vertikal Navigation Pane di sisi kiri layar untuk menampilkan objek-objek tersebut.
4. Klik-ganda query qNilai untuk membukanya.
Query Anda mirip ilustrasi di bawai ini.

5. Gulung ke kanan query Anda hingga ditemukan kolom ProdF4.
6. Jalankan Microsoft Excel.
7. Dari menu File pilih Open.

8. Pada kotak teks Open, ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
9. Pada drive jaringan smkn2kebumen, buka folder Data Siswa, kemudian buka folder Data External.
10. Pada daftar file yang muncul, klik-ganda file Nilai ProdF4.xls.
Worksheet Anda nampak seperti gambar di bawah ini.

11. Pastikan worksheet “XII” terpilih. Letakkan kursor mouse tepat berada di judul kolom B, hingga kursor berbentuk , kemudian klik untuk memilih seluruh sel di dalam kolom B.
12. Pada ribbon Home, di bagian kiri, klik tombolCopy.
13. Pada Taskbar di dasar layar, klik ikonMicrosoft Access untuk menuju ke jendela Query Access dari database Anda.

14. Pada jendela Query, letakkan kursor mouse tepat di atas judul field ProdF4 hingga kursor mouse berbentuk , kemudian klik untuk memilih seluruh field tersebut.
15. Pastikan seluruh kolom pada field ProdF4 berwarna gelap (terpilih), kemudian dari ribbonHome pilih Paste.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

16. Klik Yes.
Data dari Excel kini disalin kedalam field ProdF4. Meskipun Anda menyalinkannya ke dalam Query, sebenarnya Access menyalinkannya ke dalam tabel Nilai4.
17. Tutup Query Anda. Bila ada pesan yang berbunyi “Do you want to save changes to the design of query ‘qNilai’?” pilih Yes.
18. Kembali ke Microsoft Excel, kemudian tutup Microsoft Excel.
Latihan 3: Mengimport Data
Access menyediakan fasilitas untuk mengimport data dari luar. Beberapa format data yang dapat diimport antara lain: dBase, Excel, HTML, Lotus 123, Paradox, Text, dan XML. Tentu saja, Access dapat mengimport komponen database yang berasal dari file Access lain.
Mengimport Tabel dari Database Lain
Dalam latihan berikut, Anda akan mengimport data Nilai dari luar database Anda. File yang akan diimport berada di dalam drive server. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Jalankan Microsoft Access.
2. Buka database Anda yang ada di dalam folder pribadi Anda.
3. Di sisi kiri dari jendela Database Anda, klik batang Navigation Pane. Perhatikan, bahwa Anda belum memiliki tabel untuk nilai semester 5.
4. Klik ribbon External Data, kemudian klik tombolImport Access Database.
Access menampilkan kotak dialog Get External Dataseperti di bawah ini.

5. Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol Browse. Access menampilkan kotak dialog File Open.

6. Pada kotak teks Address, ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
7. Temukan dan buka folder Data Siswa, kemudian buka subfolder Data Eksternal, kemudian pilih file Nilai Sem-5, kemudian klik Open.
Kotak dialog File Open menutup dan kotak dialog Get External Data muncul kembali.
8. Klik OK.
Kotak dialog Import Objects muncul di layar.

9. Pastikan tab Tables terpilih. Pilih tabel Sem5-XII kemudian klik OK, kemudian klik Close.
Di dalam jendela database Anda kini ditambahkan sebuah tabel baru bernama Sem5-XII. Anda berhasil mengimport tabel Access dari file eksternal.
Mengganti Nama Tabel
Agar nama tabel serasi dengan tabel-tabel lain, Anda dapat mengganti nama tabel dengan cara sebagai berikut:
1. Di dalam Navigation Pane, pada kategoriTables, klik-kanan tabel Sem5-XII, kemudian klik Rename.
2. Ketikkan Nilai5, kemudian ENTER.
Mengimport Tabel dari Sheet Microsoft Excel
Anggaplah Anda diberi data Microsoft Excel yang berisi nilai Semester 6 dan Nilai Ujian. Daripada mengetik kembali data yang sudah ada, lebih efektif bila menggunakan data tersebut dengan cara mengimportkannya ke dalam database Anda. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pilih ribbon External Data, kemudian klik tombol Import Excel spreadsheet.
2. Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol Browse. Access menampilkan kotak dialog File Open.
3. Pada kotak teks Address, ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
4. Temukan dan buka folder Data Siswa, kemudian buka subfolder Data Eksternal, kemudian pilih file Nilai Sem-6, kemudian klik Open.
Kotak dialog File Open menutup dan kotak dialog Get External Data muncul kembali.
5. Klik OK.
Access menampilkan kotak dialog Import Spreadsheet: Wizard seperti di bawah ini.

6. Pilih worksheet XII kemudian klik Next.
Kotak dialog kini seperti di bawah ini.

7. Pastikan opsi First Row Contanis Column Headings terpilih (kotak cek terisi), kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

Perhatikanlah. Tipe data untuk field NIS6 adalah Text, dan ini sudah tepat. Tetapi untuk field yang lain mungkin belum tepat sehingga perlu disesuaikan.
8. Klik kolom (field) PKS6, kemudian ubahlah Data Type-nya menjadi Single. Kerjakan hal yang sama untuk semua kolom nilai yang lain.
9. Klik Next.

10. Pada kotak dialog yang muncul, pilih opsi Choose my own primary key, dan pada kotak di sebelah kanannya seharusnya muncul NIS6. Bila bukan NIS6 yang muncul, ganti menjadi NIS6.
11. Klik Next.

12. Pada kotak Import to Table, ketikkan Nilai6, kemudian klik Finish.
Access menampilkan kotak dialog yang memberitahukan bawah proses import telah selesai.
13. Klik Close.
Pada Navigation pane di dalam kategoriTables kini ditambahkan tabel baru dengan nama Nilai6.
Mengedit Lebar Field Tabel yang Diimport dari Excel
Meski saat mengimport data Excel Anda telah mengedit tipe datanya, tetapi ada satu hal yang tidak dapat dilakukan di sana, yaitu menentukan lebar field untuk tipe data Text. Dalam latihan ini Anda akan merubah lebar field untuk NIS6 agar sesuai dengan tabel yang lain. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Di dalam jendela Database, pastikan Navigation Pane terbuka dan kategoriTables aktif.
2. Klik-kanan tabel Nilai6 kemudian pilih Design View.
Design tabel Anda nampak seperti gambar di bawah ini.

3. Pilih field NIS6, kemudian ganti Field Size-nya menjadi 5, hapus tanda @ pada property Format.
4. Simpan dan tutup design table Anda.
Latihan 4: Me-Link Data
Bila data eksternal yang disertakan dalam database bersifat dinamis (sering berubah, karena sesuatu hal), import data kurang tepat dilakukan. Cara yang lebih baik adalah dengan me-link (mengaitkan) data eksternal kedalam database Anda. Dengan link, perubahan data eksternal akan direfleksikan kedalam database Anda, sehingga database Anda selalu uptodate.
Dalam latihan berikut, Anda akan me-link data Nilai Ujian yang disimpan dalam format Excel. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pilih ribbon External Data, kemudian klik tombol Import Excel spreadsheet.
2. Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol Browse. Access menampilkan kotak dialog File Open.
3. Pada kotak teks Address, ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
4. Temukan dan buka folder Data Siswa, kemudian buka subfolder Data Eksternal, kemudian pilih file Nilai UAN, kemudian klik Open.
Kotak dialog File Open menutup dan kotak dialog Get External Data muncul kembali.

5. Pilih opsi Link to te data source by creating a linked table.
6. Klik OK.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

7. Pada kotak dialog Link Spreadsheet Wizard pilih worksheet XII, kemudian klik Next.
Kotak dialog kini seperti gambar di bawah ini.

8. Pastikan opsi First Row Contains Column Headings terpilih, kemudian klik Next.
Kotak dialog kini seperti gambar di bawah ini.

9. Pada kotak teks Linked Table Name, ketikkan Nilai UAN, kemudian klik Finish.
Access menampilkan pesan yang menginformasikan bahwa proses Link telah berhasil.

10. Klik OK.
Jendela database Anda kini mirip ilustrasi di bawah ini.

Perhatikanlah ikon file Nilai UAN yang telah Anda link. Ikon yang digunakan adalah ikon file Excel yang disertai tanda panah kecil di sebelah kirinya. Ini menunjukkan bahwa tabel tersebut adalah data Excel yang berada di luar database, tetapi dikaitkan dengan database Anda.
Latihan 5: Mengeksport Data
Anggaplah rekan Anda membutuhkan data dari Anda tetapi bukan dalam format Access, melainkan dalam format lain. Sebagai rekan yang baik, tentu Anda harus dapat memenuhi permintaan rekan Anda tersebut. Untunglah, Access memiliki fasilitas untuk mengeskport data ke dalam berbagai format yang umum seperti: Excel, Lotus 123, Paradox, HTML, dan Text.
Mengeksport Data ke Format Excel
Dalam latihan berikut, Anda akan mengeksport data di dalam tabel Biodata ke dalam format Excel. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pilih tabel atau query yang akan dieksport, dalam latihan ini pilih tabel Biodata.
2. Pilih ribbon External Data, kemudian klik tombol Export to Excel spreadsheet.
3. Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol Browse. Access menampilkan kotak dialog File Save.

4. Bila perlu, gantilah nama file tujuan menjadi Biodata_to_Excel.
5. Pada kotak teks Address, ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
6. Temukan dan buka folder Data Siswa, kemudian buka folder pribadi Anda.
7. Klik Save. Kotak dialog Excel – Export Spreadsheet muncul kembali. Klik OK, kemudian klik Close.
Proses eksport selesai, dan di dalam folder pribadi Anda kini ditambahkan sebuah file Biodata_to_Excel.xls.
Meninjau File Hasil Eksport
Setelah Anda selesai mengeksport, sebaiknya ditinjau (diperiksa) apakah hasil eksport yang Anda lakukan telah sesuai dengan keinginan.
Dalam latihan ini, Anda akan memeriksa file Biodata_to_Excel.xls yang merupakan file hasil eksport dari tabel Biodata Access.
1. Buka folder pribadi Anda di drive jaringan smkn2kebumen.
2. Klik-ganda file Biodata_to_Excel.xls untuk membukanya.
File Biodata_to_Excel.xls Anda mirip ilustrasi di bawah ini.

3. Keluarlah dari Microsoft Excel dengan mengklik tombol Close.
Mengeksport Data ke Format HTML
Format HTML (Hypertext Markup Language) adalah format file yang sering dipublikasikan di Internet.
Dalam latihan berikut, Anda akan mengeksport data di dalam tabel Nilai6 ke dalam format HTML. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Di dalam jendela database, pastikan Navigation Pane aktif dan Anda melihat tabel Nilai6.
2. Klik tabel Nilai6 untuk memilihnya.
3. Pilih ribbon External Data, kemudian kelompok Export, klik tombol more, kemudian klik HTMLDocument.

4. Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol Browse. Access menampilkan kotak dialog File Save.
5. Bila perlu, gantilah nama file tujuan menjadi Nilai6_to_HTML.
6. Pada kotak teks Address, ketikkan \\SERVER-LAB\ kemudian tekan ENTER.
7. Temukan dan buka folder Data Siswa, kemudian buka folder pribadi Anda.
8. Klik Save. Kotak dialog Export – HTML Document muncul kembali. Klik OK, kemudian klik Close.
Proses eksport selesai, dan di dalam folder pribadi Anda kini ditambahkan sebuah file Nilai6_to_HTML.html.
Meninjau File Hasil Eksport
Dalam latihan ini, Anda akan memeriksa file Nilai6_to_HTML.html yang merupakan file hasil eksport dari tabel Nilai6Access.
1. Temukan dan buka folder pribadi Anda di drive jaringan smkn2kebumen.
2. Klik-ganda file Nilai6_to_HTML.html untuk membukanya.
3. Bila komputer Anda menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini, klik tombol Ask me later.

Dokumen Anda nampak seperti di bawah ini.

4. Tutup Internet Explorer.
Latihan 6: Menambahkan Tabel kedalam Relationship
Agar tabel-tabel yang telah Anda import dapat digunakan secara lebih efektif di dalam database, Anda perlu merelasikan tabel-tabel tersebut bersama dengan tabel lain.
Dalam latihan berikut, Anda akan menambahkan tabel: Nilai5, Nilai6, dan Nilai UAN kedalam jendela Relationship, kemudian merelasikannya dengan tabel Biodata. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Klik ribbon Database Tools, kemudian klik tombol Relationship.
Jendela relationship menampilkan relasi tabel yang telah Anda buat dalam latihan yang lalu, seperti gambar di bawah ini.

2. Dari jendela Navigation Pane, draglah (ambil dengan cara menggeser) tabel-tabel Nilai5, Nilai6 dan Nilau UAN ke jendela Relationship, sehingga jendela Relationship memuat ketiga tabel tersebut, seperti gambar di bawah ini.

Fokuskan perhatian Anda pada tabel Nilai UAN. Di dalam tabel tersebut field NIS ternyata tidak ditandai dengan gambar anak kunci di sampingnya, tidak seperti pada tabel-tabel lainnya. Mengapa demikian? Apakah Anda masih ingat berasal dari mana tabel Nilai UAN? Tabel tersebut adalah tabel eksternal dalam format Excel yang di-link ke dalam database Anda. Tabel seperti ini tidak memiliki field primary key, dan Anda tidak dapat menambahkan ke dalam tabel tersebut. Access tidak mengizinkan Anda melakukan perubahan terhadap property tabel yang di¬-link.
3. Aturlah layout (penataan) tabel di dalam jendela Relationship agar memudahkan Anda dalam merelasikan tabel.
4. Buatlah relasi dari tabel Biodata ke tabel Nilai5 dengan menggunakan field NIS sebagai penghubungnya. Aktifkan opsi Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, dan Cascade Delete Related Records.
5. Lakukan hal yang sama terhadap tabel Nila6 dan Nilai UAN.
Pada saat Anda merelasikan tabel Biodata ke tabel Nilai UAN, kotak dialog Edit Relationship nampak sedikit berbeda.

Perbedaan itu adalah:
 Anda tidak dapat mengaktifkan ketiga opsi yang Anda gunakan pada relasi sebelumnya.
 Type relasi (Relationship Type): bukan One-To-One tetapi One-To-Many.
Jendela relationship Anda sekarang mirip ilustrasi di bawah ini.

6. Tutup dan simpan jendela Relationship.
Mengakhiri Latihan
Untuk mengakhiri Database Anda, dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut:
1. Keluarlah dari Microsoft Access, dengan salah satu cara berikut:
 Klik tombol Close Microsoft Access, atau
 Dari menu File, pilih perintah Exit, atau
 Tekan kunci ALT+F4 pada keyboard.
2. Shut Down sistem komputer.
3. Bersihkan dan rapikan tempat latihan Anda.
Latihan untuk Dikerjakan di Rumah: Refleksi Modul 9
Pikirkanlahlatihan, kegiatan, dan kecakapan yang digunakan dalam modul ini. Catat jawaban Anda atas pertanyaan berikut dan bersiap-siaplah untuk berbagi jawaban Anda pada bagian awal modul berikutnya.
1. Apa yang dimaksud denganData Eksternal, dan apa manfaatnya?







2. Bagaimana cara Anda memanfaatkan Data Eksternal?






3. Jelaskan perbedaan mendasar antara megeksport dan mengimport file.








4. Jelaskan perbedaan antara Import dan Link data eksternal.









5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan antara Import dan Link.









6. Format file eksternal apa saja yang didukung oleh Microsoft Access?





7. Mengapa file eksternal ang di-link tidak dapat diubah propertinya?




Ringkasan Modul 9
Langkah 1: Kecakapan apa saja yang Anda peroleh dari modul ini? Buatlah daftar pemikiran Anda dan pemikiran orang lain seperti yang diminta pada tempat yang telah disediakan.









Langkah 2: Masalah/kesulitan apa yang Anda temukan selama mengerjakan modul ini? Bagaimana Anda mengatasi masalah/kesulian tersebut?









Langkah 3: Buat pertanyaan dan usahakan untuk saling bertukar komentar. Pelajari dan bersiap-siaplah untuk Modul 10: “Mendisain Report”.
