MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK BASIS DATA MODUL 10 KKPI

MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK BASIS DATA 10
Mendisain Report/Laporan






Mata Diklat:
Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi


Program Keahlian:
Semua Program Keahlian

Disusun Oleh:
Drs. Prayitno







SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 KEBUMEN
Jl. Joko Sangkrip Kom.1 Sumberadi, Kebumen 54315 Telp. (0287) 381801, Fax. (0287) 381802 email: smkn2kebumen@yahoo.com
2010
PENDAHULUAN
Report adalah cara yang efektif untuk menampilkan data dalam format cetakan. Dengan report, Anda dapat mengontrol ukuran dan penampilan segala sesuatu yang ada di dalam report, sehingga Anda dapat menampilkan informasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dengan report, Anda dapat membuat:
1. Mailing label;
2. Menampilkan total di dalam chart/diagram;
3. Pengelompokan record kedalam suatu kategori;
4. Penghitungan total.
Kebanyakan report dikaitkan ke satu atau lebih tabel atau query di dalam database. Sumber record di dalam report merujuk ke field di dalam tabel atau query. Sebuah report tidak harus berisi semua field yang ada di dalam tabel atau query.
Data-data di dalam report berasal dari field di dalam tabel atau query yang mendasarinya, sementara judul, tanggal, nomor halaman, disimpan di dalam disain report.
1. Judul report dan judul kolom disimpan di dalam disain report.
2. Tanggal muncul dari ekspresi yang disimpan di dalam disain report.
3. Data berasal dari field di dalam tabel atau query yang mendasari.
4. Total berasal dari ekspresi, yang disimpan di dalam disain report.
Anda membuat kaitan antara report dan sumber record dengan menggunakan objek grafis yang dinamakan control. Control dapat berupa text box yang menampilkan nama dan bilangan, label yang menampilkan judul, atau decorative line yang secara grafis mengorganisasi data dan menjadikannya report lebih menarik.
1. Line, adalah dekoratif.
2. Label, menampilkan teks.
3. Text box, menampilkan data dari query.
4. Sebuah Text box, menggunakan ekspresi untuk menghitung total.
Anda dapat membuat beberapa tipe report secara cepat dengan menggunakan wizard. Gunakan Label Wizard untuk membuat mailing label, Chart Wizard untuk membuat diagram, atau Report Wizard untuk membuat report standar. Wizard menampilkan beberapa pertanyaan dan membuat report berdasarkan jawaban yang Anda berikan. Selanjutnya Anda dapat memodiikasinya dalam jendela Design.
MEMBUAT REPORT NILAI
Agar Anda memiliki versi cetakan dari database, Anda perlu membuat report sesuai dengan kebutuhan Anda berdasarkan tabel atau query yang sesuai.
Dalam latihan berikut, Anda akan membuat report Nilai Rapor berdasarkan pada query qNilai. Dengan menggunakan wizard. Selanjutnya Anda memodifikasi report tersebut agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Jalankan Microsoft Access 2003, kemudian buka file database Anda.
2. Di dalam jendela database, aktifkan panel Reports.
3. Klik-ganda Create report by using wizard.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

4. Pada kotak kombo Tables/Queries, pilih Query: qNilai.
5. Pada kotak Available Fields, pindahkan field-field: NIS, Nama, TptLahir, TglLahir, Foto, dan semua field mata pelajaran Semester 1, ke kotak Selected Fields dengan cara mengklik tombol .
6. Klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

7. Klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

8. Pada kotak kombo 1, pilih field NIS, kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ni.

9. Pada daerah Layout, pilih opsi Columnar.
10. Hilangkan cek pada Adjust the field width so all fields on a page. Kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

11. Pilih salah satu style yang sesuai dengan kebutuhan Anda, misalnya Corporate, kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

12. Gantilah teks qNilai menjadi Rpt_Nilai, kemudian klik Finish.
Wizard telah menyelesaikan report sesuai dengan jawaban yang Anda berikan, dan hasilnya ditampilkan dalam jendela preview seperti di bawah ini.

Seperti dapat Anda lihat, penataan report yang dibuat dengan wizard masih belum sesuai dengan kebutuhan, untuk itu Anda akan memodifikasinya.
MEMODIFIKASI REPORT
Anda akan memodifikasi report dengan cara: menambah lebar report; menambahkan judul report yang terdiri dari teks, garis dan images (gambar); menata ulang letak, ukuran dan style kotak kontrol dan label serta menambahkan footer
Menambah Ukuran Lebar Report
Dalam latihan berikut, Anda akan menambah ukuran lebar report. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada toolbar Print Preview, klik tombol Design View.
Disain report ditampilkan di layar, seperti gambar di bawah ini.

2. Letakkan pointer mouse di sisi kanan report hingga berubah bentuk menjadi tanda plus dengan panah kiri-kanan, kemudian klik-tahan-geser ke kanan hingga 7.5 inch.

Menghilangkan Report Header/Footer
Di dalam disain report Anda terdapat elemen yang tidak diperlukan, yaitu Report Header/Footer. Elemen ini digunakan untuk menampilkan objek pada halaman pertama dan terakhir. Untuk membuang Report Header/Footer, ikuti langkah di bawah ini.
1. Dari menu View, pilih Report Header/Footer.
Access menampilkan kotak peringatan seperti di bawah ini.

2. Klik Yes.
Bagian yang berisi header (atas) dan footer (bawah) kini hilang dari report Anda.
Menambahkan Judul
Anda akan menambahkan beberapa teks untuk judul, sebuah garis dan sebuah logo di bagian atas report. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Letakkan pointer mouse Anda pada garis batas horisontal antara batang Page Header dan Detail hingga berubah bentuk, kemudian klik-tahan-geser ke bawah sejauh kira-kira 1.75 inchi.
Report Anda kini mirip ilustrasi di bawah ini.

2. Pada Toolbox, klik Label kemudian klik di bagian kiri-atas kotak Page Header (kotak yang memiliki grid).
3. Ketikkan: PEMERINTAH KABUPATEN KEBUMEN.
4. Tekan SHIFT+ENTER, kemudian ketikkan: DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN, kemudian klik di luar kotak teks.
Judul report Anda kini mirip ilustrasi di bawah ini.

5. Klik label judul, kemudian lebarkan ke kanan hingga mencapai angka sekitar 7.4 inchi.

6. Pada toolbar Standard, klik tombol Center.
7. Ganti warna teks judul dengan warna hitam, hilangkan style Italic (miring).
8. Kurangi ukuran tinggi label judul hingga pas untuk menampung dua baris judul.

9. Pastikan label judul terpilih, klik tombol Copy kemudian klik tombol Paste.
Label judul dicopy-kan di bawahnya, seperti gambar di bawah ini.

10. Gantilah teks judul hasil copy-an dengan teks: SMK NEGERI 2 KEBUMEN.
11. Besarkan ukuran font menjadi 16 point.
12. Kurangi ukuran tinggi label hingga pas dengan ukuran judul.
13. Naikkan judul ke atas sejauh 3 grid.
14. Dengan cara yang sama, lengkapi judul Anda hingga seperti gambar di bawah ini.

15. Pada Toolbox, klik tombol Line kemudian buat garis horisontal di bawah teks alamat.
Judul report Anda kini mirip ilustrasi di bawah ini.

16. Simpan report Anda, dengan mengklik tombol Save.
Menambahkan Logo
Untuk melengkapi judul report, Anda akan menambahkan logo di sebelah kiri teks judul. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada Toolbox, klik tombol Images.
2. Dengan pointer yang berbentuk images, buat kotak di sebelah kiri teks judul. Mulailah dari kiri atas, kemudian ke kanan bawah, seperti gambar di bawah ini.

Access menampilkan kotak dialog Insert Picture seperti di bawah ini.

3. Pada bagian kiri kotak dialog, klik ikon My Computer.
4. Pada daftar drive yang muncul di sebelah kanannya, klik-ganda ikon ‘Data Siswa on Server (Z:)’. Bila drive tersebut tidak muncul, melalui kotak Look in, arahkan ke My Network Places  Entire Network  Microsoft Windows Network  smkn2kebumen  Server-lab  Data Siswa.
5. Klik-ganda folder Logo.
6. Pada daftar gambar yang muncul, pilih Logo Kebumen, kemudian klik OK.
Logo muncul di dalam kotak yang Anda buat, tetapi dengan ukuran yang belum sesuai.
7. Klik kotak logo, kemudian buka jendela Properties.
8. Pada jendela Properties, klik tab Format.
9. Ganti item Size Mode menjadi Stretch.
10. Turunkan batang Detail hingga sekitar 2.6 inchi.
11. Tambahkan teks: TRANSKRIP NILAI dengan ukuran 16 point di bawah garis, seperti gambar di bawah ini.

12. Pindahkan field-field: Nama, NIS, Kelas, TptLahir, TglLahir, dan Foto yang berada di bagian Detail ke bagian Page Header. Atur letak, ukuran, dan font-nya hingga seperti di bawah ini.

13. Simpan report Anda.
Menata Detail
Sampailah pada bagian yang cukup melelahkan yaitu menata detail hingga sesuai dengan kebutuhan. Dibutuhkan kesabaran, ketekunan dan ketelitian untuk menata detail. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada Toolbox, klik tombol Label.
2. Klik di bagian kiri-atas bagian Detail, kemudian ketikkan No.
3. Klik label No. kemudian ganti font-nya menjadi Tahoma, dengan ukuran 10 point.
4. Pilih label No. Pada toolbar Standard, klik tombol Copy kemudian Paste.
5. Pindahkan salinan ke sebelah kanan label No. kemudian ganti teks-nya menjadi: PROGRAM DIKLAT.
6. Dengan cara yang sama, buatlah label-label di bagian Detail, hingga seperti gambar di bawah ini.

7. Pada Toolbox, klik tombol Line kemudian buatlah garis horisontal tepat di sisi bawah batang Detail.
8. Pada toolbar Formatting, klik segitiga kecil pada tombol Line/Border Width, kemudian klik ketebalan 2.
9. Pada toolbar Report Design, klik tombol Copy kemudian Paste.
10. Dengan tombol  pada keyboard, tekan beberapa kali hingga tepat berada di sisi bawah kotak label angka semester (1, 2, 3, 4, 5, 6), seperti gambar di bawah ini.

11. Pilih label No. kemudian klik tombol Copy dan Paste.
12. Atur posisinya hingga berada 2 grid di bawah garis tebal kedua.
13. Ganti teks-nya menjadi 1.
14. Hilangkan efek Bold dan ubah ukuran font menjadi 9 point.
15. Pindahkan field PKS1 hingga berada tepat di bawah garis tebal kedua. Kemudian atur ukurannya hingga seperti gambar di bawah ini.

16. Pilih semua field mata pelajaran lainnya, kemudian ganti font-nya dengan Tahoma ukuran 9 point.
17. Pindahkan semuanya hingga berada tepat di bawah field PKS1, seperti gambar di bawah ini.

18. Pilih semua label yang baru saja Anda pindah (awas, hanya label tidak termasuk kotak teks), kemudian lebarkan sisi kirinya hingga sama lebar dengan label PKS1.
19. Copy-Paste label 1, kemudian atur posisinya hingga lurus dengan label di sampingnya.
20. Klik tombol Paste beberapa kali hingga menghasilkan sebanyak field mata pelajaran.
21. Edit label 1. hingga urut.
Detail report Anda seharusnya kini seperti gambar di bawah ini.

22. Simpan report Anda.
Menambahkan Field ke Report
Dengan bantuan Field List Anda dapat menambahkan field ke dalam report, sama seperti menambahkan field ke dalam form. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada toolbar Report Design, klik tombol Field List.
2. Dari daftar field, ambil field Rata_1 dan letakkan di bawah mata pelajaran terakhir.
3. Atur ukurannya hingga serasi seperti field mata pelajaran di atasnya.
4. Tebalkan label dan kotak teks field Rata_1.
5. Tambahkan garis datar dengan ketebalan 2 point, di atas dan di bawah field Rata_1.
6. Dari kotak Field List, ambil semua field mata pelajaran semester 2, dan letakkan di sebelah kanan nilai semester 1, seperti gambar di bawah ini.

7. Hapus semua label nilai semester 2 (awas, hanya label tidak termasuk kotak teks-nya!).
8. Pilih semua kotak teks nilai semester 2, kemudian atur ukurannya sekaligus sehingga sama lebarnya dengan field semester 1.
9. Geser ke kiri semua kotak teks nilai semester 2, hingga seperti gambar di bawah ini.

10. Simpan report Anda.
Meng-Copy Text Box
Ada cara lain untuk menambahkan field ke report, yaitu dengan meng-copy text box, kemudian mengganti record source-nya melalui jendela Properties. Anda akan meng-copy smua field nilai semester 2, kemudian mengganti record source-nya dengan field nilai semester 3. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pilih semua text box nilai semester 2, kemudian klik tombol Copy dan Paste.
Semua text box yang Anda pilih disalin dan ditempatkan di bawah text box yang disalin.
2. Pindahkan semua text box salinan ke sebelah kanan field nilai semester 2, seperti gambar di bawah ini.

Memodifikasi Property Control Source
Text box yang baru saja Anda salin, isinya sama dengan text box yang disalin (asal) sehingga Anda perlu mengubah property-nya. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pilih text box PKS2 hasil salinan.
2. Buka jendela Properties dengan mengklik tombol Properties pada toolbar.
3. Pada jendela Properties, klik tab Data.

4. Pada item Control Source, gantilah nilainya menjadi PKS3 (Anda dapat langsung mengetikkannya atau memilihnya dari daftar field yang ada).
5. Dengan cara yang sama, ubahlah property-nya untuk semua text box nilai semester 3.
6. Simpan report Anda.
Meng-copy Text Box Nilai Sisanya
Setelah Anda berhasil meng-copy text box untuk nilai semester 3, tentu Anda tidak kesulitan meng-copy text box untuk nilai semester 4 dan nilai rata-rata untuk semester 2, 3 dan 4.
1. Dengan cara yang sama seperti pada langkah-langkah di atas, salinlah text box untuk semua mata pelajaran semester 4, dan nilai rata-rata semester 2, 3 dan 4.
Report Anda seharusnya kini seperti gambar di bawah ini.

2. Simpan report Anda.
MEN-SETUP HALAMAN REPORT
Ukuran halaman yang dibuat oleh Wizard mungkin belum sesuai dengan ukuran report dan printer yang ada. Untuk itu Anda perlu men-setup-nya. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada toolbar, klik tombol Print Preview.
Access menampilkan preview dari report Anda, seperti gambar di bawha ini.

2. Klik di dalam jendela print preview untuk melihat satu halaman penuh dari report Anda.
Seperti dapat Anda lihat, ada bagian report yang tidak muncul, antara lain kotak foto. Itu karena ukuran halaman tidak dapat menampung semua isi report, Anda akan mengaturnya.
3. Pada toolbar, klik tombol setup.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

4. Klik tab Margins, kemudian gantilah nilai-nilai Top: 0.75, Bottom: 0.75, Left: 0.5 dan Right: 0.5.
5. Klik tab Page, kemudian pada bagian Paper, klik kotak Size dan pilihlah Letter, 8.5x11 in.

6. Klik OK.
Preview report Anda kini ditampilkan semuanya, seperti gambar di bawah ini.

7. Klik di dalam jendela Preview untuk men-zoom report dalam skala 100%.
MEMFORMAT REPORT
Seperti dapat Anda lihat, ada beberapa bagian dari report Anda yang terlihat kurang rapi bahkan salah. Anda akan menghilangkan efek kotak yang berada pada field nilai mata pelajaran semester 1 dan pada bagian judul. Anda juga akan mengatur tampilan foto menjadi benar, yaitu tampak seluruhnya tidak terpotong. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada toolbar, klik tombol Design.
2. Pilih semua text box nilai mata pelajaran semester 1.
3. Pada toolbar, klik segitiga tombol Line/Border Color, kemudian pilih Transparent.
4. Dengan cara yang sama, lakukan untuk text box: Nama, NIS, Kelas, TptLahir, TglLahir.
5. Pilih kotak foto, kemudian buka jendela Properties.
6. Gantilah item Size Mode menjadi Stretch.
7. Pilih semua text box nilai mata pelajaran, kemudian buka jendela Properties.
8. Pada jendela Properties, klik tab Format.
9. Pada item Format, pilih Fixed, kemudian pada item Decimal Places ketikkan 2.
10. Pada toolbar, klik tombol Print Preview untuk melihat perubahannya.
11. Pada bagian bawah jendela preview, klik tombol untuk melihat record berikutnya, untuk melihat record sebelumnya, untuk melihat record pertama, dan untuk melihat record terakhir.
12. Pada toolbar, klik tombol Design.
13. Simpan report Anda.
MENAMBAHKAN KETERANGAN
Anda akan menambahkan keterangan di bagian bawah report, dengan menggunakan Label dan Text Bbox. Label digunakan untuk menambahkan keterangan biasa, sedangkan Text Box digunakan untuk menambahkan keterangan yang berisi ekspresi (rumus). Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada Toolbox, klik tombol Label.
2. Klik di bawah garis tebal terakhir, kira-kira di tengah-tengah field Rata_1, kemudian ketikkan: Kebumen,.

3. Pda Toolbox, klik Text Box, kemudian klik di sebelah kanan label Kebumen.
4. Pilih label yang menyertai Text Box (yang bertuliskan TextXXX: (XXX adalah nomor generik), kemudian hapus.
5. Ganti teks Unbound menjadi =Now().

6. Atur posisinya sehingga mirip gambar di atas.
7. Pada toolbar, klik tombol Print Preview untuk melihat hasilnya.
Report Anda mungkin nampak seperti di bawah ini.

Seperti dapat Anda lihat, tanggal ditampilkan dalam format yang belum sesuai dengan keinginan. Anda akan mengubahnya sehingga tampil benar.
8. Pada toolbar, klik tombol Design.
9. Klik text box Tanggal, kemudian buka jendela Properties.
10. Pada jendela Porperties, klik tab Format.
11. Pada item Format, pilih Long Date, kemudian pada toolbar, klik tombol Align Left.
12. Lakukan hal yang sama pada text box TglLahir di bagian atas report Anda.
13. Preview-lah report Anda untuk melihat perubahannya.
14. Kembalilah ke jendela Design dengan mengklik tombol Design.
15. Tambahkan label “Dibuat Oleh, ….” seperti gambar di bawah ini. Gunakan SHIT+ENTER untuk berganti baris (menambahkan baris kosong).

16. Simpan report Anda.
MEMODIFIKASI FOOTER
Footer, yang terletak di bagian paling bawah report, seringkali digunakan untuk menampilkan nomor halaman report. Dalam latihan ini, Anda akan menambahkan sebuah garis datar dan memodifikasi label yang dibuat oleh Wizard. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada Toolbox, klik tombol Line, kemudian buatlah garis datar di bawah batang Page Footer.
2. Atur warnya menjadi Black.
3. Hapus Text Box Now( ) yang berada di bawah batang Page Footer.
4. Pilih Text Box dengan tulisan ="Page " & [Page] & " of " & [Pages], kemudian ganti font-nya menjadi Time New Roman dengan ukuran 10, style Normal.
5. Ganti tulisan ="Page " menjadi ="Halaman ".
6. Pada toolbar, klik tombol Align Right.
Bagian Page Footer dari report Anda kini mirip gambar di bawah ini.

7. Preview report Anda untuk melihat hasilnya.
Report Anda kini nampak seperti gambar di bawah ini.

MENGATUR POSISI DEFAULT REPORT
Sejauh ini, posisi report Anda bila dipreview menempati posisi yang tidak tentu. Anda akan mengaturnya agar setiap kali report di-preview menempati posisi di tengah-tengah layar. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada toolbar, klik tombol Design.
2. Buka jendela Properties dengan mengklik tombol Properties pada toolbar.
3. Pada report, klik kotak kecil di sudut kiri-atas untuk memilih report (bukan item yang lain).
Pastikan teks yang muncul pada judul jendela Properties adalah Report, bukan yang lain.
4. Pada item Auto Center, pilih Yes.
5. Tutup dan simpan report Anda.
6. Pada jendela Database, klik-ganda ikon Rpt_Nilai untuk mem-preview-nya.
Report Anda ditampilkan dalam jendela Preview dengan posisi di tengah-tengah layar.
7. Tutup report Anda.
MENCETAK REPORT
Report yang Anda buat sudah siap untuk dicetak menggunakan mesin pencetak (printer). Sebelum anda dapat menggunakan printer, pastikan bahwa printer tersebut sudah diinstall ke dalam sistem komputer. Bila menggunakan printer jaringan, pastikan bahwa printer tersebut sudah diset untuk dapat digunakan bersama-sama (sharing).
Mengeset Printer Jaringan
Dalam latihan ini, Anda akan mengeset printer jaringan agar dapat digunakan. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada Taskbar, klik tombol Start, kemudian klik Printer and Faxes.
Komputer menampilkan jendela Printer and Faxes seperti di bawah ini.

2. Pada daerah Printer Tasks (panel kiri), klik Add a printer.
Komputer menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

3. Klik Next.
Komputer menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

4. Pilih opsi A network printer, or a printer attached to another computer, kemudian klik Next.
Komputer menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

5. Pilih opsi Connect to this printer (or to browse for a printer, select this option and click Next). Kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

6. Pada kotak yang muncul, temukan SERVER-LAB, kemudian klik-ganda nama komputer tersebut.
7. Klik Samsung yang ada di bawah SERVER-LAB, kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

8. Pilih Yes, kemudian klik Next.
Access menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

9. Klik Finish.
Jendela Printer and Faxes kini terdapat ikon printer yang baru saja Anda atur, seperti gambar di bawah ini.

10. Tutup jendela Printer and Faxes.
Mencetak Report
Setelah Anda berhasil mengoneksikan printer jaringan ke komputer lokal, Anda sudah dapat mencetak report ke printer jaringan. Ikuti langkah di bawah ini.
1. Pada jendela Database, klik-ganda Rpt_Nilai untuk mem-preview-nya.
2. Pada toolbar, klik tombol Setup.
3. Pada kotak dialog Page Setup yang muncul, klik tab Page.

4. Pada daerah Printer for Rpt_Nilai, pilih opsi Use Spesific Printer, kemudian klik tombol Printer….
Komputer menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

5. Pada kotak Name, pilihlah nama printer yang baru saja Anda koneksikan (\\SERVER-LAB\Samsung ML-2250 Series), kemudian klik OK.
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog Page Setup pertama.
7. Pada jendela preview, gunakan tombol Navigasi untuk menemukan record Anda. Ingat dan catat pada posisi ke berapa record Anda ditampilkan. (misalnya 15).
8. Dari menu File, pilih perintah Print.
Komputer menampilkan kotak dialog seperti di bawah ini.

9. Pada daerah Print Range, klik opsi Pages kemudian ketikkan nomor record Anda, pada kotak From:. Biarkan kotak To: kosong.
10. Klik OK.
Report Anda dicetak pada printer jaringan.
CATATAN:
 Opsi All digunakan untuk mencetak semua record dari report.
 Bila Anda ingin mencetak suatu seri halaman tertentu, misalnya 5 – 10, anda perlu mengetikkan pada kotak From: angka 5 dan pada kotak To: angka 10.
 Opsi Number of Copies: digunakan untuk mencetak dlam rangkap tertentu. Nilai defaultnya ada 1.
 Opsi Print to File digunakan untuk mencetak ke dalam file, bukannya ke printer. Hasilnya adalah berupa sebuah file cetakan. Jangan aktifkan opsi ini bila Anda ingin mencetak ke printer.
MENGAKHIRI LATIHAN
Untuk mengakhiri Database Anda, dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut:
1. Keluarlah dari Microsoft Access, dengan salah satu cara berikut:
 Klik tombol Close Microsoft Access, atau
 Dari menu File, pilih perintah Exit, atau
 Tekan kunci ALT+F4 pada keyboard.
2. Shut Down sistem komputer.
3. Bersihkan dan rapikan tempat latihan Anda.